Qual é o Tempo Exigido para Manter Documentos Contábeis?
Guia Essencial para Pequenas Empresas

Se você é dono de uma pequena empresa, provavelmente já se perguntou: por quanto tempo devo manter os documentos contábeis? Essa questão é crucial não apenas para a organização financeira, mas também para o cumprimento de obrigações legais. Neste post, vamos ver o tempo exigido para manter documentos contábeis, esclarecer o cada tipo de documento e te ajudar a manter tudo em ordem, evitando surpresas desagradáveis.

Por que é importante manter os documentos contábeis?

Guardar documentos contábeis é uma exigência legal. Eles podem ser solicitados por auditorias fiscais, trabalhistas e previdenciárias a qualquer momento. Além disso, em caso de alguma disputa judicial, os documentos adequados podem fazer toda a diferença. Manter essas informações organizadas garante que sua empresa esteja em conformidade e evita complicações futuras.

Quais documentos devo guardar e por quanto tempo?

1. Documentos Tributários

Esses são os mais simples de gerenciar. A regra geral é clara: mínimo de 5 anos. Aqui se incluem:

  • Notas fiscais;
  • Comprovantes de recolhimento de impostos.

2. Documentos Fiscais e Comerciais

A maioria dos arquivos fiscais e comerciais também expira após 5 anos, mas existem exceções:

  • Contratos de investimentos coletivos: 8 anos;
  • Contratos de seguros e previdência privada: 20 anos;
  • Ações judiciais e administrativas: devem ser guardadas por tempo indeterminado.

3. Documentos Trabalhistas e Previdenciários

Esses exigem mais atenção, já que alguns precisam ser mantidos por longos períodos:

  • CAT (Comunicação de Acidentes de Trabalho) e GPS (Guia de Previdência Social): 10 anos;
  • PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) e PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional): 20 anos;
  • Depósito do FGTS: 30 anos;
  • CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados): 36 anos;
  • Contrato de Trabalho e Livro de Registro de Empregados: tempo indeterminado.

Como organizar a documentação?

Manter tudo digitalizado é uma ótima prática para garantir fácil acesso e evitar perdas. Além disso, usar sistemas de gestão financeira pode simplificar o arquivamento e a consulta desses documentos.

Conclusão

Pequenas empresas que mantêm suas obrigações contábeis em dia, além de cumprirem a legislação, podem evitar transtornos futuros. Não corra riscos! Verifique agora mesmo se a sua empresa está arquivando os documentos por tempo suficiente. E, se precisar de ajuda, conte com o nosso escritório de contabilidade para garantir a tranquilidade do seu negócio.